Portofoons voor evenementen

Met het mooie weer in aantocht kijken veel mensen uit naar evenementen en feestdagen die jaarlijks worden georganiseerd. Van landelijke festiviteiten als het Bevrijdingsfestival tot plaatselijke tentfeesten. Om er een succes van te maken moet de organisatie tot in de puntjes verzorgd zijn. Communicatie is hierin een essentiële factor. Wil je dat efficiënt doen? Ontdek in deze blog waarom de portofoon tijdens evenementen onmisbaar is.

Tijdens de opbouw van het event

Een evenement, groot of klein, begint bij het maken van plannen en het opzetten van een draaiboek. Zijn de plannen rond en komt het event al dichterbij, dan kun je beginnen met de opbouw van het event. Net als de festiviteiten vraagt ook de opbouw voor een goede organisatie. Alles moet op schema en met de nodige veiligheidsmaatregelen gebeuren. Wil je het soepel en efficiënt laten verlopen, dan is een portofoon tijdens de voorbereidingen onmisbaar. Deze stelt je in staat om met collega's verspreid over het terrein snel en efficiënt te communiceren.

Gedurende het evenement zelf

Is het event van start gegaan, ook dan moet je als organisatie paraat staan. Van begin tot het eind kunnen bezoekers een goed gevuld programma volgen vol muziekoptredens of sportwedstrijden. Ook om het programma heen gebeurt van alles waar bezoekers gebruik van kunnen maken. Denk aan het bezoeken van eet- en drinkgelegenheden of het gebruik van sanitaire voorzieningen. Om ervoor te zorgen dat het programma daadwerkelijk volgens plan verloopt en dat het voor iedereen duidelijk is waar hij of zij terecht kan, is heldere communicatie geboden. Gezien de grootte van het festivalterrein, die in sommige gevallen hele voetbalvelden kan beslaan, is het essentieel portofoons tijdens het event in te zetten.

 

Deze handige apparaten zijn ontzettend nuttig wanneer je snel een boodschap wilt doorgeven aan een collega die zich aan de andere kant van het terrein bevindt. Wel is het essentieel een portofoonset te gebruiken die het bereik heeft om de boodschap helder en zonder ruis door te geven.

Voor de beveiliging

Het gebruik van de portofoon is tijdens het festival niet alleen nodig om de organisatie goed te laten verlopen. Ook voor de beveiliging en in geval van noodsituaties moet je altijd een portofoon binnen handbereik hebben. Zorg bij de voorbereidingen dan ook voor een compleet uitgeruste set aan portofoons waarvan iedere betrokkene er één bij zich draagt. Wat hierbij ook handig is zijn bijvoorbeeld portofoon oortjes zodat privacygevoelige informatie alleen bij jou terecht komt.

Ook na afloop van het event

Zit het event erop? Het afbreken kost minstens zoveel tijd en energie als het opbouwen van het terrein. Ook dat moet als het kan soepel gaan. Draagt eenieder tijdens het evenement een portofoon bij zich, dan is het handig om deze ook in de afrondende fase te gebruiken. Doe je dat niet, dan kom je er al snel achter dat je belangrijke zaken mist en dat het afbreken van het festival onnodig veel tijd kan kosten.

Portofoons voor evenementen van PortofoonWEB

Ben je komende zomer betrokken bij de organisatie van een groots (of kleiner) event? Maak het jezelf en collega's gemakkelijker door portofoons tijdens het evenement te gebruiken. Je zult merken dat de hele organisatie van opbouw tot afronding een stuk efficiënter en sneller gebeurt. Wil je weten welke portofoons geschikt zijn en hoe je ze optimaal kunt gebruiken? We staan je graag te woord om je hierover te informeren. Neem daarvoor vrijblijvend contact op met onze specialisten.